UEFS dá início ao processo de implantação de sistemas digitais

A Universidade Estadual de Feira de Santana (UEFS) iniciou nesta segunda (21/02/2011) a primeira etapa do trabalho de implantação do projeto de modernização administrativa através de sistemas integrados de gestão. Técnicos da Softplan estão na UEFS para levantar os procedimentos de adequação dos módulos do sistema à realidade da estrutura organizacional e dos procedimentos administrativos da instituição. Além dos técnicos da Softplan participam dos trabalhos estagiários e servidores da UEFS da área de tecnologia da informação e da área administrativa.

Nesta primeira etapa, foram levantadas as adequações dos requisitos técnicos do módulo de controle de processos administrativos digitais. De 28 de fevereiro a 3 de março será a vez dos módulos de gestão de recursos humanos e de materiais e almoxarifado. Após o carnaval, os trabalhos serão retomados com os módulos de gestão orçamentária e financeira e de compras e licitações.

O módulo de controle de processos administrativos digitais será uma mudança de paradigma na cultura organizacional, como frisou José Pedro Pacheco, analista de sistemas da Softplan, na abertura dos trabalhos. Ele informou que estudos da empresa estimaram o potencial dos sistemas em gerar uma economia de 70% em recursos materiais (papel e toner, por exemplo) e mão de obra, bem como uma redução de até 90% no tempo de atendimento aos interessados nos processos administrativos.

Todos os processos (solicitações e requerimentos que demandem despacho, parecer ou decisão de dirigentes) e documentos oficiais (comunicações internas e ofícios) passarão a ter um número único de protocolo e os interessados poderão acompanhar toda a tramitação em um portal do sistema na internet.

Os técnicos da Softplan e da UEFS estão realizando também visitas a setores-chave da instituição, objetivando conhecer as peculiaridades da tramitação dos diversos tipos de processos administrativos.