A Universidade Estadual de Feira de Santana (Uefs) começou a primeira etapa da implantação do projeto de modernização por meio de sistemas integrados de gestão. Técnicos da Softplan estão na instituição levantando os procedimentos de adequação dos módulos do sistema à realidade organizacional e administrativa da Uefs. Participam dos trabalhos estagiários e servidores das áreas de tecnologia da informação e administrativa da universidade.

Nesta primeira fase, iniciada no dia 21 deste mês, foram levantadas as adequações dos requisitos técnicos do módulo de controle de processos administrativos digitais.

Desta segunda-feira (28/02/2011) até quinta-feira (03/03), será a vez dos módulos de gestão de recursos humanos, e de materiais e almoxarifado. Após o Carnaval, os trabalhos serão retomados com os módulos de gestão orçamentária e financeira, além de compras e licitações.

Os técnicos da Softplan e da Uefs estão realizando também visitas a setores-chave da instituição, objetivando conhecer as peculiaridades da tramitação dos diversos tipos de processos administrativos.

Mudança de paradigma

O módulo de controle de processos administrativos digitais representará mudança de paradigma na cultura organizacional da Uefs, como explicou o analista de sistemas da Softplan, José Pedro Pacheco.

Segundo ele, estudos da empresa estimaram o potencial dos sistemas de gerar economia de 70% em recursos materiais (papel e toner, por exemplo) e mão de obra, bem como redução de até 90% no tempo de atendimento aos interessados nos processos administrativos.

Todos os processos (solicitações e requerimentos que demandem despacho, parecer ou decisão de dirigentes) e documentos oficiais (comunicações internas e ofícios) passarão a ter número único de protocolo, e os interessados poderão acompanhar toda a tramitação num portal do sistema na internet.