O que é Data Room Due Diligence?

A segurança dos dados pessoais e confidenciais é o principal problema do mundo moderno. Essa questão é especialmente uma prioridade para negócios e startups. Aqui é muito importante que os documentos da empresa estejam tão protegidos quanto possível contra fraudadores, intrusos e ataques cibernéticos.

Você pode decidir que realizar transações na Internet é perigoso e continuar a realizar negócios usando mídia de papel. Mas aqui também existe o risco de perder um documento importante ou seu roubo. Além disso, os papéis não são muito convenientes, e seu armazenamento seguro vale grandes custos. Qual é a saída? Tudo é muito simples! Use a data room due diligence. Eles garantem a proteção confiável das informações e são fáceis de usar.

O que é VDR Due Diligence?

Uma sala virtual é um armazenamento seguro para armazenar documentos e arquivos.  Ele geralmente tem muitos recursos adicionais que permitem que você trabalhe em um projeto diretamente em um VDR. Além disso, é muito conveniente compartilhar documentos em uma sala virtual. Mais informações sobre os recursos das salas virtuais podem ser encontradas em pt.idealsvdr.com.

5 principais vantagens das salas virtuais Due Diligence

O VDR é popular em vários campos devido ao seu grande número de vantagens sobre salas físicas. As principais vantagens do VDR são:

1. Confiabilidade e segurança. Os provedores garantem a segurança externa e interna de suas informações. Os dados são protegidos mesmo no momento de seu upload para o armazenamento virtual, e cada fornecedor atende a altos padrões de segurança internacional e possui os certificados apropriados (ISO, AEC, etc.). Além disso, o administrador da sala tem o direito de restringir os usuários de acessar quaisquer pastas e arquivos.
2. Facilidade de uso. Na maioria das vezes, as salas virtuais possuem uma interface intuitiva, você pode usar todas as funções sem passar por treinamento adicional. Um grande número de funções adicionais permite que você realize quase todas as operações diretamente na sala (assinar documentos, fazer alterações neles, realizar uma verificação abrangente da documentação, etc.).
3. Estatísticas de atividades do usuário. O administrador pode ver as estatísticas sobre quementrou na sala virtual e quando, e quem usou quais arquivos e tal. Além disso, o VDR fornece dados sobre quanto tempo foi gasto trabalhando no documento. Isso permitirá que você monitore como o projeto está se movendo, bem como os membros da equipe estão trabalhando.
4. Transparência de acordos e negociações. Todos os participantes da transação podem controlar como um determinado processo ocorre. Além disso, as tecnologias de segurança evitam o vazamento de informações confidenciais. Tudo isso exclui maquinações de ambos os lados
5. Economia.  O uso de um VDR economiza muito tempo e dinheiro. Graças ao acesso remoto a todos os documentos, as transações são realizadas duas vezes mais rápido e eficientemente. Além disso, custa usar um quarto virtual muito menos do que alugar uma sala física e seu sistema de segurança.

Posso usar o Google Drive em vez de VDR?

É claro que ninguém pode proibir o uso do armazenamento em nuvem do Google ou outros serviços similares para armazenar e compartilhar arquivos. Mas usá-los, deve-se ter em mente que nenhum dessesesconderijos está bem protegido para a transmissão de informações secretas e confidenciais.

Outra desvantagem do armazenamento em nuvem usual é a falta de funções necessárias. Na maioria das vezes, esses serviços são fornecidos apenas para armazenamento e compartilhamento de arquivos. Você não poderá, por exemplo, no Google Drive realizar uma verificação ou negociação abrangente.

Também deve ser levado em consideração que seu parceiro ou cliente, presta atenção a coisas pequenas como o serviço para realizar transações. Usar um espaço de trabalho mal protegido pode fazer com que ele desconfiesse e até mesmo suspeite que você é uma fraude. E neste caso, há uma alta probabilidade de quebrar o acordo.

Em que área é necessária a Due Diligence?

Normalmente, salas virtuais são usadas para transações de M&A, para experiência financeira, para investimentos e outras transações financeiras. Mas recentemente, quando o trabalho remoto se tornou popular, os VDRs são usados ​​em muitas outras áreas:

• ecologia;
• ciência;
• farmacêutica;
• medicina;
• construção;
• jurisprudência, etc.

Na sala virtual armazenam informações sobre descobertas e pesquisas científicas, realizam perícias ambientais, desenvolvem projetos arquitetônicos e até protegem a propriedade intelectual de fraudadores.

Quais problemas podem surgir ao usar salas virtuais do Due Diligence

Ao usar o VDR, podem surgir problemas menores que dificultam a conclusão das transações. Por exemplo, muitas empresas ainda mantêm contratos e outros documentos em papel. Tais arquivos devem  ser primeiramente digitalizados, o que leva algum tempo.

Além disso, às vezes um grande número de arquivos que precisam ser processados é carregados para o VDR. No entanto, nem todos são importantes para a conclusão da transação. Portanto, é necessário evitar sobrecarga de informações e ser capaz de determinar quais arquivos são necessários e quais não podem perder tempo precioso.